Die Buchhaltungs-App Sorted gibt Freiberuflern und Selbstständigen die Möglichkeit, ihre Steuern in den Griff zu bekommen und Buchhaltungskosten zu reduzieren. Im Interview sprechen die Gründer Nir Shub und Tom Raz über Selbstständigkeit als zeitgemäßes und modernes Modell, positive Entwicklungen durch die Corona-Krise und wie Sorted Freiberuflern die Angst vor der Steuererklärung nehmen will.
Sorted unterstützt Selbstständige und Freelancer beim Thema Steuern. Könnt ihr ein bisschen genauer beschreiben, welche Services ihr anbietet?
Sorted ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Selbstständige, die es ermöglicht, Steuern einfach und schnell online zu erledigen und über die ELSTER-Schnittstelle direkt beim Finanzamt einzureichen. Dafür braucht es kein eigenes ELSTER Konto. Der Clou: Mit Sorted entfällt das mühsame Ausfüllen ellenlanger Finanzamtsformulare, wie man es von ELSTER online kennt. Stattdessen werden alle relevanten Informationen mit einfachen Fragen und Antworten erfasst und dem System zur automatischen Vorbereitung der Steuermeldungen zur Verfügung gestellt. Die Anmeldung der selbstständigen Tätigkeit anhand des gefürchteten „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“ ist mit Sorted in wenigen Minuten erledigt.
Bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze ist Sorted völlig kostenlos und damit ideal zum Wachsen. Mit der Basic-Version können sich Freelancer beim Finanzamt selbstständig melden, ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen sowie ihre Einnahmenüberschussrechnung erstellen und einreichen. Außerdem kann zu jedem Zeitpunkt professionelle Soforthilfe zertifizierter Steuerberater on demand angefragt und gebucht werden. Sobald das Business größer und damit umsatzsteuerpflichtig wird, wechselt der Freiberufler zu Sorted Pro; mit 20 Euro monatlich ist der Preis immer noch sehr schlank. Dieser Plan erweitert den Funktionsumfang um die Umsatzsteuervoranmeldungen sowie die Zusammenfassende Meldung. In jeder Version steht Freelancern dazu das intuitive Rechnungstool zur Verfügung. Mit passenden Leitfäden zu den jeweiligen Schritten, die direkt in der App angeklickt werden können, möchten wir Freelancern schnell und auf den Punkt jeweils das Werkzeug an die Hand geben, dass sie für die Bearbeitung brauchen. Falls dann noch Unsicherheiten bestehen oder Fragen zu einem spezifischen Steuerfall offenbleiben, sind unsere ausgesuchten Experten zur Stelle – entweder per Mail, per Telefon oder Chat. Alles zu einmaligen, transparenten Preisen.
In Deutschland gelten Selbstständigkeit und Freelancertum häufig als Jobs zweiter Klasse. Wie ist eure Meinung dazu?
Es stimmt, lange hatten Selbstständige und insbesondere Solo-Selbstständige es schwer in der öffentlichen Wahrnehmung. Obwohl sie oft härter und disziplinierter arbeiten als viele Festangestellte, gilt Selbstständigkeit beziehungsweise „Freelancen“ als weniger wertvoll. Diese Wahrnehmung befindet sich jedoch im Wandel. Wir erkennen einen klaren Trend hin zu mehr Anerkennung selbstständiger Arbeit als frei gewählte Lebensform. Insbesondere im letzten Jahr gab es eine deutliche Verbesserung. Freelancer werden heute nicht mehr in dem Maße als Individuen wahrgenommen, die es „nicht geschafft haben“, einen regulären Job zu ergattern. Denn der gilt in Deutschland noch immer als die Standard-Form des Arbeitens. Die Lockdowns zwingen auch alteingesessene Analog-Betriebe in die Remote-Arbeit. Dieser Entwicklung ist es mit zu verdanken, dass sich das Image agilen, ortsunabhängigen Arbeitens gewandelt hat. Jetzt sind frei Erwerbstätige der aktuellen Entwicklung unserer neuen Arbeitsrealität voraus – ihren gewohnten Strukturen nähern sich die der Festangestellten immer mehr an. Das Konzept von New Work ist nicht mehr ganz neu, stellt aber selbstständige Arbeit als zeitgemäßes, modernes Modell mehr in den Fokus. Schon immer eröffneten Selbstständigkeit und Freiberuflichkeit durchaus profitable Vorteile wie die flexible Vereinbarkeit des Berufs- und Privatlebens und die Möglichkeit, ein kleines Unternehmen ganz nach den eigenen Vorstellungen zu gründen. Auch die Option, abseits des festen Angestelltenverhältnisses nebenberuflich als Freelancer durchzustarten, ist seit jeher beliebt, wie der Gründungsmonitor der KfW Bank klar aufzeigt. Wir bewegen uns definitiv hin zu einer größeren Anerkennung von Selbstständigen sowie ihrer Arbeits- und Lebensform.
Stichwort Corona-Krise: Was spricht zum jetzigen Zeitpunkt für eine Selbstständigkeit?
Sehr vieles, genau wie zuvor. Der berüchtigte Sprung ins kalte Wasser war schon immer mit Unsicherheiten verbunden. Gleichzeitig gewinnen die Vorzüge der Selbstständigkeit mehr und mehr an Gewicht. Verantwortungsbewusste Arbeitgeber führten die Möglichkeit zur Arbeit im Home Office wo immer möglich als Standard ein oder erweitert erweiterten sie. Damit wurde klar: Das gemeinsame Arbeiten ist auch virtuell möglich und oft sogar produktiver als das typische 9 to 5 Büro-Set-up. Auch flexibel an die aktuelle Lage anpassbare Businessmodelle sind jetzt von Vorteil. Lockdown, Kurzarbeit und Jobverlust zwingen zum Umdenken in der Arbeitswelt. Wer früher schon nebenberuflich eigene Projekte vorangetrieben hat, hat bereits ein solides Standbein für einen Zuverdienst geschaffen und scheut den Schritt in die Vollselbstständigkeit heute weniger. Doch auch langjährige Festangestellte nutzen die Krise als Sprungbrett, um ihre Fähigkeiten und ihre Kreativität profitabel einzusetzen. Die zusätzlichen Einnahmen aus der Selbstständigkeit ermöglichen es vielen, sich in diesen harten Zeiten über Wasser zu halten. Interessanterweise ziehen auch Erwerbstätige, die bereits vor Beginn der Pandemie selbstständig gearbeitet haben, eine Rückkehr in die Festanstellung nicht in Betracht. Dafür sprechen diverse Freelance-Barometer sowie der beständige Zuwachs unserer Kundenbasis, zu denen neben den vielen Gründern auch „alte Hasen“ gehören. Die große Mehrheit gibt an, nach einem kleinen Auftragseinbruch im Frühjahr in den gewohnten Business-Alltag zurückgekehrt zu sein und keine Existenzängste mehr zu verspüren. Im Gegenteil: Remote-Zusammenarbeit mit Kunden- und Geschäftspartnern, flexible Arbeitszeiten und die einfachere Vereinbarkeit von Familie und Job sprechen klar für eine Selbstständigkeit – auch und gerade in Corona-Zeiten.
Seht ihr auch positive Entwicklungen, die durch die Corona-Krise angestoßen werden?
Neben den bereits angesprochenen, die vor allem in der öffentlichen Wahrnehmung stattfinden, werden die Effekte der Pandemie natürlich auch bei Sorted sichtbar. Viele Gründer nutzen unsere Plattform, um ihre Selbstständigkeit über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einzureichen. Im letzten halben Jahr haben wir hier deutlich mehr Anmeldungen übermittelt. Für uns ein positives Zeichen dahingehend, dass die Menschen sich mehr trauen. Die Hemmschwelle, über seinen Schatten zu springen, Bedenken hintenan zu stellen und den Traum vom eigenen Business wahrzumachen, ist jetzt niedriger, wie wir aus Kundengesprächen wissen. Die meisten entscheiden sich tatsächlich nicht allein aus der Not heraus dafür, ein Freelance-Business aufziehen. Es ist eine gleichwertige Option zu einer Anstellung – eine Entscheidung, mit der sich viele einfach wohlfühlen. Und auch für alle anderen bietet Sorted eine unbürokratische Möglichkeit für einen reibungslosen Start in die neue Karriere.
Freiberufler, Selbstständiger, Kleinunternehmer, Unternehmer – worin besteht der Unterschied? Warum ist das wichtig?
Wir sind zunächst mit einer englischsprachigen Version unseres Produkts an den Markt gegangen. Unser Ziel war und ist es, Freelancern aus dem Ausland durch den deutschen Steuerdschungel zu helfen. Eine scharfe Abgrenzung der Begrifflichkeiten ist aus steuerlicher Sicht elementar, da jede Gruppe vom Finanzamt unterschiedlich eingeordnet und behandelt wird. Je nach Einordnung legt sich die steuerliche Situation und am Ende die Steuerlast fest. Darin liegt unseres Erachtens nach der wichtigste, direkt spürbare Unterschied.
Wer sich dafür entscheidet, alleiniger Inhaber seines Unternehmens zu sein, wird als Selbstständiger bezeichnet. Im Vergleich zu einer Unternehmensgründung ist die Anmeldung einer selbstständigen Tätigkeit relativ simpel und mit weniger Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt verbunden. Freiberuflichkeit ist eine Form der Selbstständigkeit. Dieses Modell umfasst grundsätzlich Personen, die reine Dienstleistungen erbringen und keine materiellen Produkte verkaufen.
Wer als Freiberufler eingestuft wird, sieht sich meist mit einem geringeren administrativen und bürokratischen Aufwand konfrontiert als Gewerbetreibende, die materielle Produkte verkaufen und an die entsprechenden Lizenzen für ihr Geschäft gebunden sind. Die Einordnung, ob die Erwerbstätigkeit in die Kategorie der “freien Berufe” fällt oder nicht doch ein Gewerbe betrieben wird, liegt beim Finanzamt. Es stellt sich die Frage nach der Natur des Angebots. Gehst du einer kreativ-schöpferischen Tätigkeit nach, bist du höchstwahrscheinlich Freiberufler und von der Gewerbesteuerpflicht befreit. Machst du außerdem von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, profitierst du von weiteren Vereinfachungen. Das Kleinunternehmertum ist somit keine eigene Unternehmensform, sondern wurde als besonderer Steuerstatus eingeführt, um Freiberufler zu unterstützen, die ein Einkommen von weniger als 22.000 € pro Jahr erzielen. Die Regelung bringt Erleichterungen für Selbstständige mit geringen Jahresumsätzen, indem sie die Verpflichtung zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer aufhebt.
Wir treffen immer häufiger auf Angestellte, die nebenbei noch freiberuflich arbeiten. Wann lohnt sich ein sogenannter „Side hustle“? Drohen uns irgendwann amerikanische Verhältnisse, dass zwei Jobs die Regel sind und nicht mehr die Ausnahme?
Tatsächlich ist diese Art der Selbstständigkeit verbreiteter als man allgemein annehmen möchte. Wir würden das nicht als Bedrohung auffassen, sondern als ein Merkmal des sich wandelnden Verständnisses von Arbeit an sich. Das Bild vom festen Arbeitsverhältnis als die Norm verliert zunehmend an Bedeutung. Viele möchten sich auf einer anderen Ebene verwirklichen, scheuen jedoch die Verantwortung der eigenständigen Steuer-, Vorsorge- und Versicherungspflicht sowie die damit verbundenen Risiken einer vollen Selbstständigkeit. Die nebenberufliche Selbstständigkeit ist ein gutes Mittel, um auszuloten, ob man für das Unternehmertum geschaffen ist. Mal abgesehen von den zusätzlichen Einnahmen lohnt es sich also auch dahingehend, diese andere Lebensform – denn das ist sie – für sich ohne viel Risiko auf den Prüfstand zu stellen. Die Anmeldung und Steuerabwicklung ist dank moderner Softwarelösungen denkbar einfach, sodass die Freelancer-Tätigkeit auch probeweise oder vorübergehend aufgenommen werden kann.
Welche Dinge müssen Freelancer/ Selbstständige unbedingt beachten?
Selbstständige haben mehr Entscheidungsfreiheit, aber auch mehr Verantwortung im Vergleich zu Festangestellten. Als Selbstständiger musst du deine Krankenversicherung selbst zahlen und dich eigenständig um deine Altersvorsorge kümmern. Auch die Verantwortung, sich selbst um die Steuern zu kümmern, gilt es zu bedenken und finanziell miteinzuplanen. Selbstständige sollten zur Sicherheit zirka 30 Prozent des Gewinns für Steuerzahlungen zurücklegen, um unerwartet hohe Nachzahlungen abfedern zu können. Anbieter wie Sorted nehmen den Stress und die Angst vor diesen Verantwortlichkeiten und helfen, die neuen Freiheiten mehr zu genießen.
Welche Fähigkeiten brauchen Freelancer, um erfolgreich zu sein?
Der Kern des Erfolgs in der Selbstständigkeit ist es, Kunden wahre Expertise sowie einen großartigen Service zu bieten. Wer sich heute selbstständig macht, muss seine Nische finden, sich abheben und eine starke Eigenmarke kreieren – Stichwort Personal Branding. Der Schlüssel zum Erfolg liegt auch darin, die Finanzen und wichtigsten Kennzahlen im Auge zu behalten, das Business weiterzuentwickeln und genau zu wissen, wie viel des erwirtschafteten Gewinns für die Steuern beiseite zu legen sind. Angehende Selbstständige müssen sicherstellen, mit ihrer Tätigkeit genug zu verdienen, um ihren aktuellen Lebensstil aufrechtzuerhalten.
Wie wichtig ist eine gute Geschäftsidee? Warum sollte man einen Businessplan machen?
Um unser Produkt zu entwickeln und auszubauen, haben wir viele Gespräche mit Freelancern geführt, die ganz am Anfang ihrer Reise standen. Wir glauben, der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start liegt darin, eine realistische Einschätzung von der Tragfähigkeit der eigenen Geschäftsidee zu haben und davon, wieviel sie verdienen müssen, um nach allen Abgaben ihren derzeitigen Lebensstil aufrechtzuerhalten. Das muss nicht immer heißen, einen 20-seitigen Businessplan zu schreiben, bevor die Idee in die Tat umgesetzt wird. Für manche mag dies ein lohnenswerter Ausgangspunkt sein, um ihre Ziele zu definieren und den Fahrplan festzulegen. Wir kennen jedoch viele Freelancer, für die sich die Selbstständigkeit sozusagen ergeben hat, ohne dass sie je einen Businessplan aufgesetzt hätten. Als Faustregel empfehlen wir, die Tätigkeit anzumelden, sobald es mindestens einen verbindlichen Kunden gibt, der an der Dienstleistung oder dem Produkt interessiert ist.
Viele Selbstständige habe einen regelrechten Horror vor der Steuererklärung. Worin bestehen eurer Erfahrung nach die größten Schwierigkeiten? Welche Tipps könnt ihr geben?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele Freelancer ihre Steuererklärung letztlich einfacher finden, als sie es sich vorgestellt haben. Fast alle Selbstständigen empfinden ihre Situation als sehr komplex. Dem liegt schon die Tatsache zugrunde, dass sich zuvor der Arbeitgeber um das Abführen der Einkommenssteuer gekümmert hat. Eine Steuererklärung war bisher nicht verpflichtend und wurde dadurch vielleicht nicht regelmäßig eingereicht. Plötzlich liegt die Verantwortung bei einem selbst. Bei Versäumnissen drohen Verspätungszuschläge und Sanktionen. Viele Selbstständige haben Kunden aus dem Ausland oder beziehen neben ihren Einkünften aus selbstständiger Arbeit ein Festgehalt. Tatsächlich sind diese Fälle eher Regel als Ausnahme und machen die Steuererklärung nicht viel komplizierter. Unserer Erfahrung nach kommen die meisten “Horrorgeschichten” von Leuten, die ihre Steuern lange vernachlässigt haben oder den falschen Rat von einem Freund oder der Familie bekommen haben. Solange man sich an die Vorgaben hält, ist die Steuererklärung für Freelancer keine allzu große Sache. Anleitung bieten etwa ELSTER, die Online-Plattform des Finanzamts, Softwarelösungen wie Sorted oder eine Steuerkanzlei. Freelancer, die Sorted für ihre Steuererklärung genutzt haben, waren erstaunt zu sehen, wie einfach es sein kann, das Formular selbst zu erstellen und einzuschicken. Wir glauben, mit der richtigen Anleitung schafft es jeder, seine Steuern in den Griff zu bekommen und die Angst vor dem Finanzamt zu verlieren.
Was spricht dafür, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen? Reicht es nicht, sich ein Steuerberatungsprogramm zu holen?
Um in der heutigen Welt als Freelancer erfolgreich zu sein, sind eine Vielzahl an unterschiedlichen Fähigkeiten erforderlich. Buchhaltung und Steuern ordnungsgemäß zu erledigen, ist ein wichtiger Aspekt des Freelancer-Daseins, aber bei weitem nicht der einzige. Genauso wichtig ist es, eine starke Eigenmarke zu schaffen, regelmäßig in seine Weiterbildung zu investieren und sich in seinem Beruf immer weiter zu verbessern, um aus der Menge herauszustechen. Besonders in puncto Marketing und Branding kann die Hilfe von Fachleuten ein Gamechanger sein und den Weg zum Erfolg maßgeblich abkürzen. Ob ein fester Steuerberater notwendig ist, hängt von der Ausgangssituation des Einzelnen ab. Bei Sorted verbinden wir die Befähigung, seine Steuern mithilfe einfacher Anleitung selbst zu erledigen mit der Expertise und Sicherheit professioneller Steuerberatung. Eine, wie wir finden, zeitgemäße und maßgeschneiderte Lösung für erfahrene und Neu-Selbstständige.
Was unterscheidet euch von ähnlichen Anbietern wie z. B. Kontist?
Diese Frage wird uns recht häufig gestellt. Unser Ansatz zum Thema Steuern ist anders als der aller anderen auf dem Markt. Die meisten Software-Lösungen in Deutschland helfen Freelancern, ihre Buchhaltung ordnungsgemäß zu erledigen, sprich ihre Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und ihre Steuern ordnungsgemäß abzuführen. Die entsprechenden Daten werden erfasst und im Anschluss an den Steuerberater übermittelt, der sich von da an weiter um die Erstellung der Steuermeldungen und die Korrespondenz mit dem Finanzamt kümmert.
Auch Kontist, das vor kurzem seinen eigenen Steuerservice gestartet hat, verfolgt letztlich den gleichen Ansatz. Freelancer führen ein Geschäftskonto, das mit dem Steuerbüro verbunden ist, welches sich um die Steuern der Kunden kümmert. Sorted unterscheidet sich in dieser Hinsicht grundlegend. Wir glauben fest daran, dass es die sinnvollste Lösung ist, Freelancer und Inhaber kleiner Unternehmen zu befähigen, sich eigenständig und mit gutem Gefühl um ihre Steuern zu kümmern. Indem wir sie in einfachen Worten durch den Prozess führen und erklären, was für sie relevant ist und warum, versetzen wir Selbstständige in die Lage, wirklich zu verstehen, wie das Steuersystem funktioniert und wie sie ihre Steuern mit Zuversicht vorbereiten. Dabei hilft die Kombination aus intuitiven Frage-Antwort-Prozessen, kompakten Leitfäden und der Möglichkeit, On-Demand-Hilfe zertifizierter Steuerberater direkt über die Plattform anzufordern. Selbstständigen entstehen somit drei große Vorteile:
Erstens eine Kostenreduktion für die Erstellung der Steuern um das Fünf- bis Zehnfache – von zirka 2.000 Euro pro Jahr auf 250 Euro pro Jahr. Zweitens erlangen Selbstständige auf einfache Weise ein profundes Verständnis ihres Geschäfts, ihrer Finanzen und der Optimierung ihrer Steuern. Drittens kann schließlich der gesamte Prozess von Anfang bis Ende zu 100 % digital abgewickelt und somit eine Menge wertvoller Arbeitszeit eingespart werden.